راهنمای سامانه سما (فرایند رسیدگی)

مقدمه

با توجه به این که دادسرای انتظامی، مرجع رسیدگی به تخلفات وکلا، کارشناسان رسمی و مشاوران خانواده عضو مرکز است و رسیدگی به تخلفات از اهمیت زیادی برخوردار است، این امر مستلزم ایجاد سامانه ای جهت افزایش دقت، سرعت و شفاف سازی است. از این رو، سامانه سما جهت ثبت شکایات و رسیدگی به تخلفات ایجاد شده است که در ادامه، نحوه کار با سامانه تشریح می گردد.

نحوه بررسی شکایت

الف) بررسی توسط دادیار ارجاع

پس از ثبت شکایت توسط شاکی، شکایت توسط دادیار ارجاع بررسی می‌شود. لازم به ذکر است که شکایت‌های مربوط به وکلا، به کارتابل دادیار ارجاع وکلا و شکایت‌های مربوط به کارشناسان، به دادیار ارجاع کارشناسان، ارسال می‌گردد. به منظور مشاهده شکایات ثبت شده، دادیار ارجاع می‌بایست با مراجعه به آدرس  sama.23055.ir وارد حساب کاربری خود در سامانه سما شود.

پس از ورود به حساب کاربری، دادیار می‌بایست از سربرگ «مراجع انتظامی» وارد منوی «کارتابل سما» شود.

پس از ورود به این منو، دادیار ارجاع می‌تواند با ورود به سربرگ «دادسرای انتظامی»، در سربرگ «بررسی دادیار ارجاع» لیست شکایت‌های ثبت شده را مشاهده نماید.

با کلیک روی رکورد مربوط به شکایت مورد نظر، دادیار ارجاع می‌تواند، جزئیات ثبت شده در شکایت را مشاهده نماید.

دادیار ارجاع پس از مشاهده اطلاعات و مستندات ثبت شده، وضعیت پرداخت را بررسی می‌کند و در صورتی که شکایت معاف از پرداخت باشد، در بخش «وضعیت پرداخت» تأیید یا عدم تأیید مدارک معافیت ثبت می‌شود.

در صورتی که مدارک و مستندات کامل باشد، از قسمت «آخرین اقدام/ ارجاع» گزینه «ارجاع به دادیار رسیدگی» انتخاب می‌شود.

اما در صورتی که مدارک و مستندات شاکی کامل نباشد، دادیار ارجاع می‌تواند با ثبت اقدام «بایگانی به دلیل نقص مدارک شاکی»، نقص مدارک را به اطلاع شاکی برساند که در این صورت، تا زمان تکمیل مدارک توسط شاکی، شکواییه در کارتابل بایگانی باقی می ماند.

نکته: با انتخاب این گزینه، با توجه به اهمیت اطلاع رسانی به شاکی، انتخاب گزینه «ابلاغ شود» در بخش «اقدام پرونده» الزامی است. همچنین در صورتی که دادیار ارجاع در بخش «شرح آخرین اقدام/ ارجاع» نواقص پرونده و مدارک را درج نماید، نواقص درج شده در این بخش در پیامک ارسالی به شاکی نمایش داده می شود.

ب) ارجاع به دادیار رسیدگی

در صورت ارجاع به دادیار رسیدگی، در قسمت بالای فرم می‌بایست «نوع اقدام/ ارجاع» تعیین شود و در صورت نیاز/عدم نیاز به ابلاغ، از قسمت «اقدام پرونده»، گزینه «ابلاغ شود» یا «ابلاغ نشود» انتخاب ‌شود.

سپس باید در بخش «بررسی معاون/ دادیار ارجاع»، اقلام اطلاعاتی مربوط به اهمیت و اولویت، وضعیت ارجاع به کمیته صلح و سازش، کامل بودن مستندات، نوع مرکز و شعبه دادیاری و نام دادیار شعبه و شرح نظر دادیار، تکمیل و بروزرسانی گردد.

نکته: هنگام انتخاب دادیار رسیدگی، دادیار ارجاع می‌تواند با کلیک روی گزینه «ارجاعات»، تعداد ارجاعات مفتوح دادیار رسیدگی را مشاهده نماید.

ج) بررسی توسط دادیار رسیدگی

دادیار رسیدگی نیز پس از ورود به حساب کاربری خود (مشابه نحوه ورود دادیار ارجاع)، می‌بایست از سربرگ «مراجع انتظامی» وارد منوی «کارتابل سما» شود.

پس از ورود به این منو، دادیار رسیدگی می‌تواند با ورود به سربرگ «دادسرای انتظامی»، در سربرگ «بررسی دادیار رسیدگی» لیست شکایت‌های ثبت شده را مشاهده نماید.

با کلیک روی رکورد مربوط به شکایت مورد نظر، دادیار رسیدگی می‌تواند، جزئیات ثبت شده در شکایت و همچنین نظر دادیار ارجاع را مشاهده نماید.

نکته: برای ادامه فرایند رسیدگی در هر مرحله حتماً به اقدامات انجام شده توسط شکات و سایر همکاران توجه شود. این اقدامات به طور دسته‌بندی شده در پنل تاریخچه اقدامات به صورت تفضیل هامش پرونده نمایش داده می شوند که قابلیت چاپ نیز در منوی اقدامات پرونده وجود دارد.

اسناد مرتبط با پرونده، لوایح ارسال شده، بازجویی‌ها، استعلامات و سایر اسناد هر کدام به طور مجزا در فرم‌های ذیل متن شکواییه در کارپوشه شکایت ثبت شده است.

اقدامات دادیار رسیدگی عبارتند از:

• اخذ استعلام
• اخذ توضیح
• ارجاع به مدیر شعبه
• ارجاع به دادیار ارجاع
• ارجاع به کمیته صلح و سازش / تخصصی (در صورتی که مشتکی عنه کارشناس باشد)
• اعلام نظر دادیار
• بازجویی و صورتمجلس
• صدور احراز تخلف
• تنظیم قرار کیفرخواست
• تنظیم قرار منع / موقوفی تعقیب

• اخذ استعلام

در صورتی که دادیار رسیدگی نیاز به اخذ استعلام از نهادهای بیرونی و یا واحدهای داخلی داشته باشد، باید از بخش «آخرین اقدام/ ارجاع»، گزینه «اخذ استعلام» را انتخاب نماید و پس از انتخاب «نوع اقدام/ ارجاع»، فرم را بروزرسانی نماید.

سپس از طریق گزینه «اسناد مرتبط» و انتخاب «ثبت نامه مرتبط» باید نسبت به ثبت استعلام مورد نظر اقدام شود.

با کلیک بر این گزینه در صفحه ظاهر شده، اطلاعات مورد نیاز تکمیل می شود و بر گزینه «افزودن» کلیک می گردد.

• ارجاع به مدیر شعبه

در صورت نیاز به ارجاع به مدیر شعبه جهت تعیین وقت رسیدگی، اخذ استعلام، بایگانی و یا پیگیری، دادیار رسیدگی می تواند اقدام «ارجاع به مدیر شعبه» را انتخاب نماید.

• ارجاع به دادیار ارجاع

در صورت نیاز به رسیدگی مجدد توسط دادیار ارجاع، دادیار رسیدگی می تواند اقدام «ارجاع به دادیار ارجاع» را انتخاب نماید.

• ارجاع به کمیته صلح و سازش

در صورت ارجاع به کمیته صلح و سازش، در قسمت بالای فرم می‌بایست «نوع اقدام/ ارجاع» تعیین و کمیته حل اختلاف استان مورد نظر، انتخاب شود و در صورت نیاز/عدم نیاز به ابلاغ، از قسمت «اقدام پرونده»، گزینه «ابلاغ شود» یا «ابلاغ نشود» انتخاب ‌گردد.

• ارجاع به کمیته تخصصی

در خصوص پرونده های مربوط به کارشناسان، در صورت نیاز به ارجاع به کمیته تخصصی، در قسمت بالای فرم می‌بایست «نوع اقدام/ ارجاع» تعیین و رشته کارشناسی از قسمت «کمیته کارشناسی» انتخاب شود. همچنین، در صورت نیاز/عدم نیاز به ابلاغ، از قسمت «اقدام پرونده»، گزینه «ابلاغ شود» یا «ابلاغ نشود» انتخاب ‌گردد.

• اعلام نظر دادیار

با انتخاب این اقدام، دادیار رسیدگی کننده می‌تواند در خصوص پرونده، شرح نظر خود را اعلام نماید.

• بازجویی و صورتمجلس

جهت ثبت بازجویی و صورتمجلس، اقدام «بازجویی و صورتمجلس» انتخاب می شود.

با انتخاب این اقدام، در فرم ظاهر شده روی گزینه «+» کلیک می گردد.

در فرم ظاهر شده، اطلاعات مورد نیاز تکمیل می شود.

• صدور احراز تخلف

جهت صدور قرار احراز تخلف، دادیار رسیدگی اقدام «صدور احراز تخلف» را انتخاب می کند تا با تکمیل فرم مربوطه، قرار احراز تخلف را جهت اظهارنظر به دادستان ارسال نماید.

با انتخاب این اقدام، در فرم ظاهر شده روی گزینه «+» کلیک می گردد.

در فرم ظاهر شده، اطلاعات مورد نیاز تکمیل می شود.

در این مرحله، دادستان بررسی لازم را انجام می‌دهد و در صورت تأیید یا عدم تأیید احراز تخلف، مجدداً پرونده جهت تنظیم قرار کیفرخواست یا قرار مقتضی به دادیار رسیدگی ارجاع داده می‌شود که دادیار رسیدگی می تواند پرونده مربوطه را در سربرگ «تأییدیه احراز تخلف» مشاهده و بررسی نماید.

• تنظیم قرار کیفرخواست

پس از تأیید احراز تخلف توسط دادستان، دادیار رسیدگی، اقدام «تنظیم قرار کیفرخواست» را انتخاب می‌کند و فرم مربوطه را تکمیل و بروزرسانی می‌نماید و جهت تأیید و امضای کیفرخواست به کارتابل دادستان ارسال می‌کند.

با انتخاب این اقدام، در فرم ظاهر شده روی گزینه «+» کلیک می گردد.

در فرم ظاهر شده، اطلاعات مورد نیاز تکمیل می شود.

پس از امضای دادستان، مجدداً پرونده جهت ابلاغ قرار به دادیار رسیدگی ارجاع داده می‌شود که دادیار رسیدگی می تواند پرونده مربوطه را در سربرگ «ابلاغ قرار» مشاهده و بررسی نماید. پس از ابلاغ، مشتکی عنه به مدت 10 روز برای ثبت اعتراض و ارسال لایحه فرصت دارد.

• تنظیم قرار منع / موقوفی تعقیب

در صورتی که نیاز به صدور قرار منع تعقیب باشد، دادیار رسیدگی اقدام «تنظیم قرار منع تعقیب» را انتخاب می کند تا با تکمیل فرم مربوطه، قرار منع تعقیب را جهت اظهارنظر به دادستان ارسال نماید.

با انتخاب این اقدام، در فرم ظاهر شده روی گزینه «+» کلیک می گردد.

در فرم ظاهر شده، اطلاعات مورد نیاز تکمیل می شود.

لازم به ذکر است که تنظیم قرار موقوفی تعقیب هم مشابه تنظیم قرار منع تعقیب است.

در این مرحله، دادستان بررسی لازم را انجام می‌دهد و در صورت تأیید قرار منع/ موقوفی تعقیب، مجدداً پرونده جهت ابلاغ قرار به دادیار رسیدگی ارجاع داده می‌شود که دادیار رسیدگی می تواند پرونده مربوطه را در سربرگ «ابلاغ قرار» مشاهده و بررسی نماید. پس از ابلاغ، شاکی به مدت 10 روز برای ثبت اعتراض فرصت دارد.

د) بررسی توسط مدیر شعبه

سربرگ های قابل مشاهده در کارتابل مدیر شعبه مشابه سربرگ های قابل مشاهده در کارتابل دادیاران رسیدگی همان شعبه است، با این تفاوت که اقدامات اجرایی مدیران شعب نسبت به دادیاران ارجاع محدودتر است. از جمله اقدامات مدیران شعب می توان به تعیین وقت رسیدگی، ارسال پیامک، اخذ استعلام و ثبت نامه مرتبط اشاره نمود.

منوهای مرتبط

الف) مشاهده اسناد پرونده

در زیر منوی مشاهده اسناد در منوی اسناد مرتبط، تمام نامه‌ها، لوایح و اسناد قضایی صادر شده به طور طبقه‌بندی شده قابل دسترس هستند.

با کلیک بر گزینه «مشاهده اسناد»، می توان لیست اسناد مرتبط را مشاهده کرد.

ب) مشاهده پیامک‌های ارسالی بر روی پرونده

در زیر منوی پیامک‌های ارسالی در منوی پیامک‌ها، کلیه پیامک‌های سیستمی و دستی ارسال شده به شاکی و مشتکی عنه/مشتکی عنهم با قابلیت پیگیری وضعیت ارسال، در دسترس خواهد بود.

در این بخش، برای هر پیامک امکان مشاهده وضعیت ارسال هم وجود دارد. بدین منظور روی گزینه «اعمال» کلیک می شود و از منوهای ظاهر شده گزینه «پیگیری وضعیت ارسال» انتخاب می گردد.

ج) جستجوی پرونده در کارتابل سما

در کارتابل سما با در اختیار داشتن کد رهگیری شکواییه یا شماره کلاسه پرونده و یا شماره‌های بایگانی دادسرا و کمیته می‌توان پرونده را سریعاً جستجو نمود.

نکته: در صورت داشتن دسترسی به کارتابل مربوطه، پرونده جستجو شده، قابل مشاهده می‌باشد.